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Prassi e orientamenti
La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto
di Fabrizio Nicoletti
Giudice del Tribunale di Pisa
Il PCT: strumento per bilanciare la contrazione delle risorse umane nel comparto giustizia
La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto

La prossima entrata in vigore dell’obbligatorietà del Processo Civile Telematico costituisce per la gran parte degli Uffici Giudiziari del Distretto di Corte di Appello di Firenze l’approdo finale dopo un lungo percorso di avvicinamento.

Nella gran parte degli uffici, infatti, il lavoro corale dei vari Dirigenti e dei Consigli dell’Ordine ha portato già da alcuni anni ad adottare forme di processo telematico, anche grazie agli strumenti messi a disposizione dalla Regione Toscana.

Questo percorso ormai pluriennale ci consente di guardare al Processo Civile Telematico, non tanto come una sfida futuribile, quanto come una esperienza concreta e dai risultati in parte consolidati.

Il raggiungimento di tali risultati è oggettivamente il frutto di un impegno collettivo dei vari soggetti coinvolti, che, ciascuno per le proprie competenze, hanno creato i presupposti per la buona riuscita del progetto, superando i timori della prima ora.

Le probabilità di successo di ogni processo innovativo, infatti, sono strettamente legate al gradimento che esso troverà presso i soggetti che ne verranno immediatamente coinvolti.

Le organizzazioni complesse, quali indubbiamente sono gli uffici giudiziari, tendono a funzionare su prassi applicative stratificate e consolidate negli anni, che costituiscono per l’utente un ambiente di lavoro ormai familiare. Ogni innovazione, pertanto, rischia di essere interpretata quale tentativo di rottura di un equilibrio. A questo si aggiunge il fatto che il Processo Civile Telematico ribalta completamente ogni schema di lavoro precedentemente utilizzato, rendendo l’utilizzo della carta ed il rapporto diretto con l’utente, che erano i cardini del precedente sistema, meramente eventuali.

Al momento dell’introduzione dei primi strumenti di processo telematico le preoccupazioni maggiori derivavano dal fatto di dover calare il processo innovativo all’interno di un contesto di personale, sia magistrati che cancellieri, che si è per lo più formato in un’epoca ampiamente precedente all’introduzione di massa dell’informatica.

I processi di innovazione dell’Amministrazione Giudiziaria si erano fino a quel momento mossi in una direzione di mera sostituzione di strumenti tradizionali con strumenti informatici, che creava minori traumi di tipo culturale (i ruoli cartacei sono stati sostituiti dai sistemi digitali e le macchine da scrivere dai personal computer, utilizzati per lo più come semplici word processor).

Tali innovazioni, quindi, introdotte in un arco temporale piuttosto lunghe, sono state facilmente digerite da tutti gli addetti.

L’introduzione del Processo Civile Telematico, invece, richiede un radicale mutamento di mentalità, e la sua introduzione è stata programmata in un arco temporale relativamente breve.

Per questo motivo è stato necessario prospettare a tutti gli utenti interessati da questa innovazione il quesito che costituisce il nodo contrale del titolo del convegno: il processo di cambiamento costituisce una sfida o una opportunità di cambiamento?

In questa ottica si è focalizzata la formazione del personale di cancelleria e dei magistrati sui benefici in termini di miglioramento della qualità del lavoro, piuttosto che sugli aspetti problematici che i nuovi programmi creavano, così che il processo di innovazione venisse percepito come un beneficio e non solo come un rischio.

La risposta che se ne è avuta nelle Cancellerie, quanto meno per l’Ufficio di Pisa che conosco direttamente, è stata migliore delle più rosee aspettative.

Il personale ha recepito senza particolari criticità l’innovazione nei processi di lavoro che veniva proposta, apprendendo in tempi molto rapidi l’utilizzo dei nuovi strumenti.

Questo ovviamente è stato facilitato dal fatto che l’introduzione del Processo Telematico è stata il frutto di un processo molto articolato, nel quale sono state introdotte gradualmente frazioni di quello che sarebbe stato lo strumento finale, anche grazie all’ausilio della Cancelleria Distrettuale Telematica della Regione Toscana.

Il primo strumento che è stato utilizzato dalle cancellerie è stato la notifica degli avvisi in via telematica, che ha consentito di ridurre drasticamente il lavoro dei cancellieri, oltre ai costi per fotocopie, fax o servizi postali.

Successivamente si è passati ad un deposito generalizzato da parte dei magistrati dei provvedimenti in via informatica, che ha portato ulteriori benefici nel velocizzare il lavoro dei cancellieri, consentendo superare la necessità degli scanner, utilizzando gli originali informatizzati anche per le comunicazioni.

I risparmi di energie umane collegati  a queste innovazioni hanno consentito di far fronte ad un momento di oggettiva difficoltà delle Cancellerie del Tribunale di Pisa, che hanno visto il numero di addetti ridursi drasticamente nell’arco di pochissimi anni.

L’ufficio, nonostante una riduzione significativa del personale, ha continuato a garantire i servizi forniti in precedenza, grazie alle economie realizzate attraverso l’utilizzo dei nuovi strumenti.

La prossima sfida che si porrà per i cancellieri è quella dell’accettazione degli atti depositati dagli avvocati.

Nonostante il Tribunale di Pisa abbia avuto dal Ministero l’autorizzazione al deposito telematico degli atti di parte sin dai primi giorni del mese di luglio 2013, ad oggi il numero di atti depositati non è ancora così significativo da poter esprimere giudizi.

Certamente il personale si è palesato da subito perfettamente in grado di gestire l’innovazione, non evidenziando particolari difficoltà nell’apprendimento dei nuovi processi di lavoro.

E’ però evidente che nel momento in cui il deposito degli atti telematico diverrà generalizzato gli attuali schemi organizzativi delle cancellerie finiranno per apparire non del tutto adeguati alle mutate esigenze.

Se oggi buona parte delle risorse sono impegnate per la ricezione cartacea degli atti, con onerosi turni al front office, nel prossimo futuro tale servizio verrà sensibilmente sgravato, mentre si determinerà l’esigenza di avere personale che quotidianamente verifichi e depositi gli atti inviati telematicamente.

Si renderà pertanto necessario modificare gli ordini di servizio, destinando le risorse umane che si libereranno grazie ad un minor afflusso dell’utenza nelle cancellerie all’attività di verifica del deposito di atti informatici e gestione dei relativi processi.

Il successo del Processo Civile Telematico è infatti legato alla risposta che le cancellerie daranno in termini di velocità di accettazione degli atti.

Non è difficile prevedere, infatti, che gli utenti finali supereranno le resistenze culturali al nuovo strumento solo laddove riscontreranno, oltre ai benefici in termini di risparmio di spesa di trasferta e di tempo, anche un’identica sicurezza del raggiungimento dello scopo. Per gli avvocati, infatti, è forse più importante la certezza di avere il riscontro del deposito dell’atto nei termini che erano stati assegnati che non il risparmio del tempo di attesa in cancelleria.

Più veloce sarà l’accettazione dell’atto, quindi, prima si supereranno le incertezze degli utenti, e si eviterà che questi si rivolgano comunque alle cancellerie per chiedere l’esito del loro invio, costringendo comunque a prevedere un cospicuo servizio di front office.

Sotto tale aspetto, pertanto, sarà necessario un cambiamento di ottica nell’organizzazione dei servizi di cancelleria, che consentano di avere la certezza che tutti gli atti depositati siano accettati in giornata.

Si dovrà quindi verosimilmente superare l’organizzazione degli uffici in termini compartimentali, con pochi soggetti addetti a singoli servizi, posto questa forma di ripartizione delle competenze presenta evidenti criticità nel caso di assenza del soggetto preposto al servizio per un qualsiasi motivo (anche soltanto il congedo feriale).

Oltre a questi aggiustamenti, che potranno essere valutati nel momento in cui il sistema andrà a regime, sarà comunque necessario un maggiore supporto da parte del Ministero.

Nei primi mesi di applicazione del PCT a Pisa si sono riscontrate forti criticità in termini di idoneità della rete e dell’assistenza, che, se non affrontate tempestivamente, rischiano di sfiduciare il personale e l’utenza, portando al fallimento il processo di innovazione.

In particolare, si è assistito con una frequenza allarmante ad interruzioni del collegamento tra l’ufficio ed i server remoti, che hanno reso di fatto impossibile alle cancellerie di operare ed ai magistrati di depositare i loro provvedimenti.

La risposta dell’assistenza in caso di difetti dei sistemi o guasti delle macchine è apparsa poi eccessivamente lenta, tenuto conto dei tempi imposti da un processo di tipo telematico.

E’ evidente che in un processo basato esclusivamente su strumenti informatici non ci possiamo permettere di avere i sistemi fuori uso per svariate ore, se non giornate intere.

Il Ministero dovrà pertanto dimostrare di credere fino in fondo all’innovazione che ha coraggiosamente introdotto, utilizzando i risparmi di spesa derivanti dal sistema di notifica digitale e dal superamento dell’utilizzo della carta per potenziare le reti dati e l’assistenza sistemistica.

Dopo che si sono superate le resistenze al cambiamento degli utenti è dal Ministero che si attende il maggiore contributo in termini di coraggio; se questo infatti non si mostrerà deciso nel fare i necessari investimenti tecnologici vi è il concreto rischio di frustrare le aspettative che si sono create in cancellieri ed utenti, perdendo di fatto sia la sfida che l’opportunità che ci eravamo dati.

12 marzo 2014
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