home search menu
Prassi e orientamenti
La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto
di Fabrizio Nicoletti
Giudice del Tribunale di Pisa
Il PCT: strumento per bilanciare la contrazione delle risorse umane nel comparto giustizia
La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto

La prossima entrata in vigore dell’obbligatorietà del Processo Civile Telematico costituisce per la gran parte degli Uffici Giudiziari del Distretto di Corte di Appello di Firenze l’approdo finale dopo un lungo percorso di avvicinamento.

Nella gran parte degli uffici, infatti, il lavoro corale dei vari Dirigenti e dei Consigli dell’Ordine ha portato già da alcuni anni ad adottare forme di processo telematico, anche grazie agli strumenti messi a disposizione dalla Regione Toscana.

Questo percorso ormai pluriennale ci consente di guardare al Processo Civile Telematico, non tanto come una sfida futuribile, quanto come una esperienza concreta e dai risultati in parte consolidati.

Il raggiungimento di tali risultati è oggettivamente il frutto di un impegno collettivo dei vari soggetti coinvolti, che, ciascuno per le proprie competenze, hanno creato i presupposti per la buona riuscita del progetto, superando i timori della prima ora.

Le probabilità di successo di ogni processo innovativo, infatti, sono strettamente legate al gradimento che esso troverà presso i soggetti che ne verranno immediatamente coinvolti.

Le organizzazioni complesse, quali indubbiamente sono gli uffici giudiziari, tendono a funzionare su prassi applicative stratificate e consolidate negli anni, che costituiscono per l’utente un ambiente di lavoro ormai familiare. Ogni innovazione, pertanto, rischia di essere interpretata quale tentativo di rottura di un equilibrio. A questo si aggiunge il fatto che il Processo Civile Telematico ribalta completamente ogni schema di lavoro precedentemente utilizzato, rendendo l’utilizzo della carta ed il rapporto diretto con l’utente, che erano i cardini del precedente sistema, meramente eventuali.

Al momento dell’introduzione dei primi strumenti di processo telematico le preoccupazioni maggiori derivavano dal fatto di dover calare il processo innovativo all’interno di un contesto di personale, sia magistrati che cancellieri, che si è per lo più formato in un’epoca ampiamente precedente all’introduzione di massa dell’informatica.

I processi di innovazione dell’Amministrazione Giudiziaria si erano fino a quel momento mossi in una direzione di mera sostituzione di strumenti tradizionali con strumenti informatici, che creava minori traumi di tipo culturale (i ruoli cartacei sono stati sostituiti dai sistemi digitali e le macchine da scrivere dai personal computer, utilizzati per lo più come semplici word processor).

Tali innovazioni, quindi, introdotte in un arco temporale piuttosto lunghe, sono state facilmente digerite da tutti gli addetti.

L’introduzione del Processo Civile Telematico, invece, richiede un radicale mutamento di mentalità, e la sua introduzione è stata programmata in un arco temporale relativamente breve.

Per questo motivo è stato necessario prospettare a tutti gli utenti interessati da questa innovazione il quesito che costituisce il nodo contrale del titolo del convegno: il processo di cambiamento costituisce una sfida o una opportunità di cambiamento?

In questa ottica si è focalizzata la formazione del personale di cancelleria e dei magistrati sui benefici in termini di miglioramento della qualità del lavoro, piuttosto che sugli aspetti problematici che i nuovi programmi creavano, così che il processo di innovazione venisse percepito come un beneficio e non solo come un rischio.

La risposta che se ne è avuta nelle Cancellerie, quanto meno per l’Ufficio di Pisa che conosco direttamente, è stata migliore delle più rosee aspettative.

Il personale ha recepito senza particolari criticità l’innovazione nei processi di lavoro che veniva proposta, apprendendo in tempi molto rapidi l’utilizzo dei nuovi strumenti.

Questo ovviamente è stato facilitato dal fatto che l’introduzione del Processo Telematico è stata il frutto di un processo molto articolato, nel quale sono state introdotte gradualmente frazioni di quello che sarebbe stato lo strumento finale, anche grazie all’ausilio della Cancelleria Distrettuale Telematica della Regione Toscana.

Il primo strumento che è stato utilizzato dalle cancellerie è stato la notifica degli avvisi in via telematica, che ha consentito di ridurre drasticamente il lavoro dei cancellieri, oltre ai costi per fotocopie, fax o servizi postali.

Successivamente si è passati ad un deposito generalizzato da parte dei magistrati dei provvedimenti in via informatica, che ha portato ulteriori benefici nel velocizzare il lavoro dei cancellieri, consentendo superare la necessità degli scanner, utilizzando gli originali informatizzati anche per le comunicazioni.

I risparmi di energie umane collegati  a queste innovazioni hanno consentito di far fronte ad un momento di oggettiva difficoltà delle Cancellerie del Tribunale di Pisa, che hanno visto il numero di addetti ridursi drasticamente nell’arco di pochissimi anni.

L’ufficio, nonostante una riduzione significativa del personale, ha continuato a garantire i servizi forniti in precedenza, grazie alle economie realizzate attraverso l’utilizzo dei nuovi strumenti.

La prossima sfida che si porrà per i cancellieri è quella dell’accettazione degli atti depositati dagli avvocati.

Nonostante il Tribunale di Pisa abbia avuto dal Ministero l’autorizzazione al deposito telematico degli atti di parte sin dai primi giorni del mese di luglio 2013, ad oggi il numero di atti depositati non è ancora così significativo da poter esprimere giudizi.

Certamente il personale si è palesato da subito perfettamente in grado di gestire l’innovazione, non evidenziando particolari difficoltà nell’apprendimento dei nuovi processi di lavoro.

E’ però evidente che nel momento in cui il deposito degli atti telematico diverrà generalizzato gli attuali schemi organizzativi delle cancellerie finiranno per apparire non del tutto adeguati alle mutate esigenze.

Se oggi buona parte delle risorse sono impegnate per la ricezione cartacea degli atti, con onerosi turni al front office, nel prossimo futuro tale servizio verrà sensibilmente sgravato, mentre si determinerà l’esigenza di avere personale che quotidianamente verifichi e depositi gli atti inviati telematicamente.

Si renderà pertanto necessario modificare gli ordini di servizio, destinando le risorse umane che si libereranno grazie ad un minor afflusso dell’utenza nelle cancellerie all’attività di verifica del deposito di atti informatici e gestione dei relativi processi.

Il successo del Processo Civile Telematico è infatti legato alla risposta che le cancellerie daranno in termini di velocità di accettazione degli atti.

Non è difficile prevedere, infatti, che gli utenti finali supereranno le resistenze culturali al nuovo strumento solo laddove riscontreranno, oltre ai benefici in termini di risparmio di spesa di trasferta e di tempo, anche un’identica sicurezza del raggiungimento dello scopo. Per gli avvocati, infatti, è forse più importante la certezza di avere il riscontro del deposito dell’atto nei termini che erano stati assegnati che non il risparmio del tempo di attesa in cancelleria.

Più veloce sarà l’accettazione dell’atto, quindi, prima si supereranno le incertezze degli utenti, e si eviterà che questi si rivolgano comunque alle cancellerie per chiedere l’esito del loro invio, costringendo comunque a prevedere un cospicuo servizio di front office.

Sotto tale aspetto, pertanto, sarà necessario un cambiamento di ottica nell’organizzazione dei servizi di cancelleria, che consentano di avere la certezza che tutti gli atti depositati siano accettati in giornata.

Si dovrà quindi verosimilmente superare l’organizzazione degli uffici in termini compartimentali, con pochi soggetti addetti a singoli servizi, posto questa forma di ripartizione delle competenze presenta evidenti criticità nel caso di assenza del soggetto preposto al servizio per un qualsiasi motivo (anche soltanto il congedo feriale).

Oltre a questi aggiustamenti, che potranno essere valutati nel momento in cui il sistema andrà a regime, sarà comunque necessario un maggiore supporto da parte del Ministero.

Nei primi mesi di applicazione del PCT a Pisa si sono riscontrate forti criticità in termini di idoneità della rete e dell’assistenza, che, se non affrontate tempestivamente, rischiano di sfiduciare il personale e l’utenza, portando al fallimento il processo di innovazione.

In particolare, si è assistito con una frequenza allarmante ad interruzioni del collegamento tra l’ufficio ed i server remoti, che hanno reso di fatto impossibile alle cancellerie di operare ed ai magistrati di depositare i loro provvedimenti.

La risposta dell’assistenza in caso di difetti dei sistemi o guasti delle macchine è apparsa poi eccessivamente lenta, tenuto conto dei tempi imposti da un processo di tipo telematico.

E’ evidente che in un processo basato esclusivamente su strumenti informatici non ci possiamo permettere di avere i sistemi fuori uso per svariate ore, se non giornate intere.

Il Ministero dovrà pertanto dimostrare di credere fino in fondo all’innovazione che ha coraggiosamente introdotto, utilizzando i risparmi di spesa derivanti dal sistema di notifica digitale e dal superamento dell’utilizzo della carta per potenziare le reti dati e l’assistenza sistemistica.

Dopo che si sono superate le resistenze al cambiamento degli utenti è dal Ministero che si attende il maggiore contributo in termini di coraggio; se questo infatti non si mostrerà deciso nel fare i necessari investimenti tecnologici vi è il concreto rischio di frustrare le aspettative che si sono create in cancellieri ed utenti, perdendo di fatto sia la sfida che l’opportunità che ci eravamo dati.

12 marzo 2014
Se ti piace questo articolo e trovi interessante la nostra rivista, iscriviti alla newsletter per ricevere gli aggiornamenti sulle nuove pubblicazioni.
La Cassazione si cimenta sulla firma digitale: solo CAdES o anche PAdES? 
Istruzioni per l’uso
La Cassazione si cimenta sulla firma digitale: solo CAdES o anche PAdES? Istruzioni per l’uso
di Gianmarco Marinai
Commento all’ordinanza n. 20672/2017 di rimessione alle Sezioni unite della questione concernente gli effetti della violazione delle disposizioni tecniche specifiche sulla forma degli “atti del processo in forma di documento informatico”
19 ottobre 2017
Un progetto di ufficio per il processo per la sezione in materia di immigrazione, protezione internazionale e libera circolazione dei cittadini dell'Unione europea
Per un modello leggero (ma non un “guscio vuoto”!) di ufficio per il processo
Per un modello leggero (ma non un “guscio vuoto”!) di ufficio per il processo
di Roberto Braccialini
Giugno 2003. In coda ad un dibattito veramente intenso promosso dall’Associazione nazionale magistrati su protocolli, processo e organizzazione, sulla scia delle riflessioni maturate in quel contesto sul valore essenziale dell’organizzazione delle risorse a disposizione della giurisdizione per rendere effettivo il principio della ragionevole durata del processo, parte uno scambio di corrispondenza molto fitto su questi argomenti tra un giudice civile, un dirigente amministrativo ed un docente universitario che in capo a pochi mesi approda ad una felice formula organizzativa, la quale riassume in sé l’esigenza di coordinare le risorse esistenti in vista della migliore funzionalità per il processo
2 maggio 2017
Noterelle forse inattuali, ma di certo un po’ polemiche, su Costituzione e processo civile
Noterelle forse inattuali, ma di certo un po’ polemiche, su Costituzione e processo civile
di Bruno Capponi
Quale che sia il rito, o non-rito, che siano chiamati ad applicare, i giudici civili non potranno farlo nelle condizioni date, con l’ennesima riforma a costo zero. Se qualcosa deve cambiare, l’ultima in ordine di importanza è proprio il rito
20 ottobre 2016
PCT: due brevi pronunce su casella pec piena e deposito cartaceo non consentito
PCT: due brevi pronunce su casella pec piena e deposito cartaceo non consentito
di Gianmarco Marinai
Commento a Trib. Milano 20.4.2016 e Trib. Locri 12.7.2016
26 settembre 2016
Abolizione del processo civile?
Abolizione del processo civile?
di Giuliano Scarselli
Contro il progetto che fa del rito sommario la regola generale di cognizione dei diritti civili
18 luglio 2016
La XI Assemblea Nazionale degli Osservatori sulla Giustizia civile
La Cassazione per la prima volta alle prese con i problemi del processo civile telematico
Nuovi scenari del “dominio” @giustizia.it
Deposito di atti in formato PDF immagine: la questione è ancora aperta
Newsletter


Fascicolo 2/2018
L’ospite straniero.
La protezione internazionale
nel sistema multilivello di tutela
dei diritti fondamentali
Prassi e orientamenti
La Carta dei diritti dei figli nella separazione dei genitori
La Carta dei diritti dei figli nella separazione dei genitori
di Azzurra Fodra
Prime riflessioni a caldo di un giudice della famiglia sulla Carta adottata dall'Autorità garante per l'infanzia e l'adolescenza
23 ottobre 2018
Quando il giudice deve “fare da sé” *
di Marco Ruotolo
Dove si colloca il confine tra interpretazione conforme alla Costituzione e disapplicazione della disposizione del testo normativo? Fino a che punto deve giungere lo sforzo interpretativo adeguatore del giudice remittente? Il saggio offre risposte a queste domande, unisce riflessioni teoriche e incursioni giurisprudenziali, attraversa il punto di vista della Corte costituzionale e quello dei giudici ordinari e, non da ultimo, mette in guardia da atteggiamenti supini e deresponsabilizzanti: interpretare, nel segno della Costituzione, non è, infatti, compito esclusivo della Corte costituzionale. In coda al brano, uno strumento prezioso: un breve manuale pratico per il giudice remittente
22 ottobre 2018
Il Consiglio giudiziario nelle riflessioni di un componente non togato*
di Alberto Roccella
Il saggio espone il ruolo e le funzioni dei Consigli giudiziari in composizione ordinaria dal punto di vista di un professore universitario di materie giuridiche e illustra l’esperienza del funzionamento del Consiglio giudiziario presso la Corte d’appello di Milano
17 ottobre 2018
Alla ricerca di buone prassi nel contenzioso famiglia: l'esperienza del Tribunale di Livorno
Alla ricerca di buone prassi nel contenzioso famiglia: l'esperienza del Tribunale di Livorno
di Azzurra Fodra
Un progetto tabellare e un protocollo di ampio respiro: così il Tribunale di Livorno attua qualità e efficacia nella gestione del contenzioso per la famiglia e i minori
2 ottobre 2018
Il dialogo fra le Corti e le sorti (sembra non magnifiche, né progressive) dell’integrazione europea
Il dialogo fra le Corti e le sorti (sembra non magnifiche, né progressive) dell’integrazione europea
di Antonello Cosentino
Il giudice comune nazionale ha sempre avuto con la Cgue relazioni più fluide rispetto a quelle intrattenute con la Cedu. A partire dalla sentenza 14 dicembre 2017 n. 269 della Corte costituzionale, però, lo schema dell’applicazione diretta del diritto euro-unitario da parte del giudice nazionale sembra essere stato rimesso in discussione. La Corte costituzionale ha rivendicato la propria centralità nella dialettica tra giudice comune, giudice costituzionale e Cgue. Dagli equilibri che si raggiungeranno in tale dialettica dipenderà grande parte del ruolo che il giudice nazionale giocherà nel futuro dell’integrazione europea
1 ottobre 2018
L’abuso del processo penale
L’abuso del processo penale
di Luigi Pacifici
L’abuso del processo costituisce una valvola di autotutela per l’ordinamento, elaborata, in ambito dottrinale e giurisprudenziale, al fine di evitare che i diritti da esso garantiti siano esercitati o realizzati, pur a mezzo di un intervento giurisdizionale, in maniera abusiva, ovvero eccessiva e distorta
19 settembre 2018