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Prassi e orientamenti
Obbligatorietà del PCT: sfida o opportunità di cambiamento?
di Barbara Fabbrini
Giudice del tribunale di Firenze e referente di AreaToscana
Introduzione al Convegno: Area e InnovazionePerArea lanciano un dibattito in vista dell'obbligatorietà del PCT
Obbligatorietà del PCT: sfida o opportunità di cambiamento?

Area e InnovazionePerArea, da tempo attenti ai temi dell’organizzazione giudiziaria, hanno deciso di iniziare un percorso di confronto e dibattito in vista di un appuntamento certamente importante  quale quello dell'entrata in vigore dell’obbligatorietà del processo civile telematico.

Abbiamo scelto il distretto toscano perché ormai realtà virtuosa del telematico,  con un percorso che partito nel 2010 da Firenze e Prato si sta diffondendo anche in altri circondari, con ottimi risultati a livello nazionale. I dati pubblicati dal ministero della Giustizia il 29 gennaio 2014 parlano chiaro in tal senso: la Toscana è il terzo distretto italiano per depositi telematici dei provvedimenti magistrati e il quinto per quello degli avvocati.

In  Toscana, inoltre, non da ora e non grazie al telematico, la collaborazione tra magistrati, avvocati e dottrina non è un miraggio ma è un traguardo già raggiunto grazie ad alcuni progetti e iniziative da tempo realizzate; tale clima di collaborazione è certamente il migliore terreno per fare crescere progetti di innovazione dell’organizzazione giudiziaria come il processo telematico.

Il Processo civile telematico è innovazione che negli uffici che da più tempo lo hanno “praticato” si è tradotta anche in un nuovo modo di concepire il processo civile e le sue dinamiche relazionali e le modalità lavorative che allo stesso si accompagnano.

Vi sono diversi approcci al tema del telematico: formativo, didattico, interpretativo, di illustrazione normativa, di esame delle questioni organizzative ecc.

Noi in questa giornata abbiamo scelto una ben precisa prospettiva: una lettura che accomuni avvocatura e uffici giudiziari in un dibattito sulle criticità, sui risultati, sulle risorse locali e nazionali necessarie per portelo attivare e coltivare proficuamente, convinti che solo la condivisione dei problemi può portare al superamento degli stessi.

Ci auguriamo che questa sessione pisana alimenti lo sviluppo del telematico nel distretto toscano, specie nei tribunali foranei dove siamo ancora all’inizio, e che sia di stimolo ad altre occasioni, anche nazionali, di dibattito e confronto in vista dell’appuntamento che ci aspetta alla fatidica data del 30 giugno 2014.

Obbligatorietà del processo civile telematico: sfida o opportunità di cambiamento? Questo il titolo che abbiamo scelto per questo incontro.

Il PCT obbligatorio è una sfida che le istituzioni centrali e i vari governi hanno lanciato ad uffici giudiziari e avvocatura che siamo destinati a perdere e che ci vedrà inevitabilmente soccombenti, o piuttosto è una opportunità, forse unica, di cambiamento qualitativo del nostro sistema giudiziario e del nostro modo di lavorare?

Per anni il telematico è stato gestito con un approccio cauto e soft, senza imposizioni “dall’alto” per il suo avvio, ma al contrario basandosi sulla facoltà della scelta mediante il meccanismo dell’attivazione dei servizi telematici solo a seguito di richiesta proveniente dagli uffici e avvocatura locale, a cui conseguiva il rilascio di decreto dirigenziale del responsabile SIA  conferente il cd. valore legale del singolo servizio a gestione telematica richiesto (decreti ingiuntivi, comunicazioni, memorie ecc.). 

Scelta questa della “facoltatività” del telematico sicuramente opportuna nella fase sperimentale dell’introduzione nei singoli uffici dei servizi telematici e intorno alla quale si è costruito in questi anni un faticoso e a volte farraginoso impianto normativo. Un impianto  fatto di norme non sempre facilmente intellegibili, neppure agli operatori del diritto, anche perché necessariamente intrise di termini tecnici,  a cui si è accompagnata una non sempre condivisibile impostazione della gerarchia delle fonti, nella quale la disciplina di riferimento non è quasi mai contenuta in norma primaria, bensì confinata spesso in normativa regolamentare di carattere secondario se non anche sub-secondario o terziario (cd. “specifiche tecniche” che rimettono le norme di disciplina di dettaglio ad un provvedimento dirigenziale del direttore della DGSIA del ministero della Giustizia).

Dopo anni di questa politica di diffusione del processo civile telematico, valutati i risultati ottenuti sugli uffici attivi con il telematico, il legislatore ha deciso di rompere ogni indugio e di “passare il Rubicone”.

Lo ha fatto con una sola norma, risalente a circa un anno fa, il D.L .179/2012, che con il solito meccanismo della decretazioni d’urgenza a cui ormai la legificazione in tema di Giustizia ci ha abituati, e con soli due articoli, ha introdotto una vera e propria tabella di marcia del processo civile telematico verso la sua obbligatoria adozione:

  • 18 febbraio 2013: obbligatorietà delle comunicazioni e notificazioni telematiche effettuate dai tribunali e dalle corti di appello nei confronti dei soli difensori (art. 16 ).
  • 15 ottobre 2013: obbligatorietà delle comunicazioni e notificazione telematiche effettuate dai tribunali e dalle corte di appello e dirette a tutti i soggetti, diversi dai difensori,  che hanno obbligo di istituire ed avere una PEC (art.16).
  • 1 gennaio 2014: nuova modalità di notifica del decreto  articolo 15 della legge fallimentare (art. 17).
  • 30 giugno 2014: obbligatorietà di deposito telematico degli atti dei difensori delle parti e dei CTU nel contenzioso e nella volontaria giurisdizione, nonché dei depositi nelle procedure concorsuali da parte dei curatori e delegati. (art. 16 bis)

Pur potendo essere discutibile, sotto certi profili, una scelta così radicale ed estesa dell’obbligatorietà del telematico, possiamo però sicuramente affermare che questa norma ha avuto comunque il merito di avere svegliato da un lungo torpore molte realtà di uffici giudiziari che difficilmente si sarebbero volontariamente e spontaneamente avvicinate al telematico, estendendo a tanti avvocati e magistrati del territorio italiano quello che sino ad oggi era una esperienza che stava rischiando di tradursi in un “sapere di pochi”.

Indubbiamente l’introduzione dell’obbligatorietà dei servizi telematici dei depositi degli atti degli avvocati e degli altri utenti esterni alla data del 30 giugno 2014 sarà il traguardo più significativo e impegnativo per il processo civile. Tuttavia già con la semplice estensione dell’obbligatorietà delle comunicazioni telematiche a tutti gli uffici italiani si è iniziato a comprendere che il processo civile telematico non è una questione informatica e una mera trasposizione telematizzata di flussi processuali  ma è processo a tutti gli effetti, con implicazioni interpretative che anche la semplice comunicazione on line pone nella dinamica processuale di tutti i giorni.

Quale la data di perfezione della comunicazione telematica o della notifica telematica? Che significa domicilio in termini telematici? Quando l’avvocato può essere rimesso in termini a fronte di una comunicazione telematica? Come muta il “diritto di difesa” e il contraddittorio nel processo telematico ?

Già con la semplice l’introduzione dell’obbligatorietà delle comunicazioni on line tutti gli uffici di Tribunale e di Corte di appello, nonché tutti gli ordini forensi di Italia, hanno dovuto iniziare ad affrontare l’impatto del cambiamento organizzativo che il telematico inevitabilmente comporta nelle sue fasi di avvio.

Uffici e avvocatura hanno quindi iniziato ad affrontare anche varie criticità:

-       formazione adeguata dei magistrati e personale amministrativo e degli avvocati;

-       problemi di usabilità degli strumenti tecnologici per gli uffici, mancando ancora alcuni importanti adeguamenti dei vari applicativi, e per gli avvocati di adeguamento delle dotazioni informatiche di studio;

-       problemi interpretativi di una legislazione non semplice - come già sottolineato - e probabilmente allo stato non adatta ad una gestione interamente telematica del processo;

-       problemi di cambiamento delle mentalità e della nostra cultura di approccio al lavoro;

-       problemi di assistenza: si sono infatti verificate spesso interruzioni del servizio dovute ad adeguamento degli applicativi o ad alcuni disservizi dell’assistenza;

Criticità tutte queste che certamente non potranno dopo il 30 giugno 2014 rimanere a carico esclusivo degli uffici e dell'avvocatura locale ma dovranno essere presidiate e gestite con dovuta programmazione  ed in modo  efficace dal Ministero e dal Governo e dalle altre istituzioni centrali.

Un processo interamente tecnologico non può permettersi di fermarsi perché i server “vanno giù” o perché mancano le risorse umane da mandare in loco.  Né possono immaginarsi impossibilità di gestione completa del telematico perché non adeguatamente sviluppati gli applicativi rispetto a quanto previsto dalla norma. Infine non potrà rimettersi alla sola soluzione interpretativa o alle soluzioni organizzative adottate dai singoli uffici ciò che invece può essere risolto con norme maggiormente adeguate ad un processo civile interamente telematico.

 

Siamo quindi pronti ad affrontare questa sfida verso una obbligatorietà completa del telematico? Siamo pronti a superare tutti questi problemi ?

Guardando i dati forniti dal ministero della Giustizia stesso al gennaio 2014 verrebbe la tentazione di affermare che la strada è ancora lunga ed anzi possiamo essere presi da un certo scoramento: alcuni dati denotano infatti una chiara lentezza e inadeguatezza della macchina burocratica  del Ministero nel condurre gli uffici verso il telematico obbligatorio:

-       Il 61% degli uffici è attivo con il valore legale del servizio telematico per il monitorio. Attivazione peraltro che è formale e sulla “carta” che non offre un dato concreto sul reale utilizzo del servizio telematico rilasciato con valore legale.

-       Solo 51 uffici di tribunali su 140 hanno servizi attivi a valore legale degli atti endoprocedimentali al novembre 2013 (nella pubblicazione dei dati del gennaio  2014 il Ministero non ha offerto l'indicazione relativa a tale dato, invece offerto al novembre 2013), quindi solo il 36% degli uffici italiani sta sperimentando cosa comporti il telematico del deposito degli atti endoprocedimentali.

-       4 i distretti di Corte di Appello in cui al gennaio 2014 neppure un servizio telematico di deposito è ancora attivo “formalmente” con il valore legale (Cagliari, Catanzaro, Lecce, Salerno).

-       319.496 i depositi telematici degli atti di parte degli avvocati nel 2013 (di cui 95.000 ricorsi per decreto ingiuntivo e 33.000 memorie), dato peraltro scarsamente significativo se non rappresentato in termini percentuale rispetto ai depositi cartacei.

-       Solo 31.642 i professionisti che nel 2013 hanno provato a depositare almeno un atto telematico; dato sconfortante se si pensa che è riferito a tutti i professionisti italiani, non solo gli avvocati, e se si considera che gli avvocati italiani sono più di 200.000.

-       2.265.841 i provvedimenti dei magistrati scansionati a fronte di 659.626 provvedimenti dei magistrati, che significa che il deposito provvedi mentale digitale nativo avviene solo nel 29% dei casi.  

Leggendo tuttavia, con sguardo attento,  altri dati sempre tra quelli forniti dal ministero della Giustizia al 29 gennaio 2014 , si colgono anche decisi segnali di speranza che la sfida del telematico obbligatorio possa essere superata e vinta :

-       Il 100% degli uffici di tribunale e tutti gli uffici di corte di appello sono attivi con le comunicazioni telematiche: 140/140 uffici di tribunale e 29/29 uffici di corte di appello inviano le elettroniche on line definitivamente liberate quindi dalla carta e dagli incombenti di invio agli ufficiali NEP. Tale dato fa emergere peraltro la considerazione – per quanto sopra ricordato - che tutti gli uffici italiani hanno iniziato a sperimentare e affrontare i problemi organizzativi del telematico che già con il semplice avvio delle comunicazioni elettroniche determinano e stanno approntando le opportune misure per far fronte alle stesse.

-       Al gennaio 2013 erano ben 208.000 le PEC su 238.000 avvocati iscritte a ReGIndE (il registro degli indirizzi elettronici gestito dal ministero della Giustizia), che significa che l’87% degli avvocati italiani iscritti è raggiungibile via PEC, con un enorme risparmio di spese e di risorse e lavorative.  

-       1.200.000  la media mensile  delle comunicazioni on line inviate agli uffici.

-       659.626 i provvedimenti dei magistrati depositati nativi digitali nel 2013, di cui ben 72.442 sentenze e 196.714 verbali di udienza, dato che testimonia di una crescente, e forse inaspettata, fidelizzazione dei magistrati all’uso dei redattori (consolle) anche per la verbalizzazione di udienza.

-       Dal maggio 2013 è funzionante e attivo il Portale dei Servizi Telematici del ministero della Giustizia (PST) che offre informazioni, anche gratuite, sullo stato della causa. Se consideriamo il consistente numero dei provvedimenti digitali depositati telematicamente (siano essi nativi digitali o siano frutto di scansione), il fatto che essi siano resi disponibili 24 ore su 24 nei registri ed “esposti” on line all’utenza attraverso il portale dei servizi telematici, comprendiamo che stiamo davvero gettando le basi per la realizzazione di una consistente e vera banca dati dei provvedimenti dei giudici, da tempo auspicata, facilmente fruibile all’utenza.

-       € 43.014.752 il risparmio di spesa che il Ministero ha stimato che nei soli ultimi 12 mesi (ovvero nel 2013) grazie alle sole comunicazioni telematiche obbligatorie, somma questa che rappresenta circa la metà della spesa informatica per la giustizia del 2012, così riferisce il Ministero stesso. La rappresentazione di tale cifra potrebbe in realtà non essere completamente corretta poiché è, per stessa ammissione del Ministero, ancorata ad un numero di comunicazioni telematiche che corrispondono per buona parte a comunicazione che nei sistemi partono ad ogni evento scaricato e quindi non alle comunicazioni telematiche davvero necessarie ai sensi dell’art. 136 cpc  (quelle relative ai soli provvedimenti dei giudici). D’altra parte è però vero che riferendo gli stessi criteri di calcolo utilizzati dal ministero (€ 7.00 il costo medio della notifica effettuata nelle forme tradizionali),  ai soli provvedimenti dei giudici – siano essi “nativi digitali” che telematici scansionati – abbiamo comunque un risparmio per il solo 2013 che ammonta a € 20.478.269, assolutamente e pur sempre significativo, e che indica che la strada del telematico va assolutamente percorsa perché si sta traducendo in effettivi e realmente importanti risparmi di spesa.

Analizzando quindi tali dati positivi penso che possiamo affermare che in realtà gli uffici e l’avvocatura sino ad oggi coinvolta almeno la prima manche della sfida del telematico obbligatorio l’hanno già vinta, rispondendo inaspettatamente in modo assolutamente pronto ed efficace all’introduzione del telematico. Nonostante la sostanziale assenza di una programmazione centrale organizzativa mirata di affiancamento alla modifica dei processi lavorativi e organizzativi dei singoli operatori coinvolti, gli uffici e l’avvocatura stanno restituendo buoni risultati in termini di crescente fidelizzazione telematico, segno di una straordinaria capacità di innovazione che magistrati, avvocati e personale amministrativo hanno saputo trovare, risultato questo ancora più straordinario se si pensa al crescente invecchiamento del personale amministrativo.

Guardando infine alla fertilità di alcune realtà e ad alcune iniziative che nascono “dal basso” possiamo cogliere non solo segnali di speranza, ma possiamo arrivare ad affermare che il processo di cambiamento culturale verso una mentalità di approccio positivo al telematico è già avviato e non possiamo assumerci la responsabilità di fermarlo.

Penso ai vari “staff” e “commissioni miste” - partecipate da magistrati, avvocati, e cancellieri - che nei vari uffici sono state costituite per affrontare in modo concordato e concertato le esigenze organizzative ai fini di supportare al meglio l’introduzione del telematico, rivedendo le modalità di erogazione dei servizi cogliendo subito anche le potenzialità di innovazione che al telematico si accompagnano.

Penso in tale direzione anche al protocollo sul PCT degli osservatori della giustizia civile di Firenze, che con orgoglio -  non mio ma degli avvocati che vi hanno partecipato - mi permetto di ricordare: un protocollo di prassi di udienza e di interpretazione delle norme sul processo civile telematico degli osservatori, che si prefigge di considerare il telematico come un processo vero e proprio e di trovare soluzioni carattere interpretativo e applicativo, protocollo che ci auguriamo sia di aiuto e stimolo ad altre realtà.

Tutte iniziative queste che costituiscono il segno evidente che con l’avvio del telematico si è aperta una stagione di forte collaborazione tra avvocati e magistrati, collaborazione che può e deve continuare perché sarà una delle più potenti armi per il cambiamento culturale in tema di innovazione della Giustizia.

 

Alcune considerazioni finali.

Di fronte ad una sfida così importante quale quella dell’obbligatorietà del processo telematico è con atteggiamento sereno e serio che dobbiamo sottolineare quali siano le criticità del telematico: non per demolire la scelta del legislatore, al contrario, perché confrontarsi sulle difficoltà permette di acquisire consapevolezza anche delle soluzioni necessarie per superarle, e perché,  forti di una competenza frutto di concreta esperienza, sia possibile davvero aprire un dialogo con le istituzioni locali e centrali per suggerire, avanzare, discutere tali soluzioni e ove necessario rivendicarle e chiederne con forza l’adozione.

Infine ma non in ultimo.

Quando si parla di PCT occorre tenere presente che è, appunto, di processo che stiamo parlando, e come operatori di diritto dobbiamo iniziare ad appropriarcene, non rimanendo passivi destinatari delle scelte che sulle politiche di sviluppo dello stesso altri stanno compiendo.

Perché quando si parla di processo telematico in termini di efficienza dei servizi, in termini di risparmio di spesa, in termini di miglioramento della qualità del servizio occorre avere presente che non stiamo inseguendo un miraggio di sterile efficientismo, bensì perseguiamo l’unico e fondamentale obiettivo del nostro lavoro di donne e uomini di legge: quello di operare nella direzione di una maggiore effettività della tutela dei diritti dei cittadini.

E l’innovazione del telematico obbligatorio è certamente un’ opportunità in questa direzione.

È con queste premesse che AreaToscana e InnovazionePerArea si augurano che il dibattito e il confronto sul telematico e sui temi di innovazione e organizzazione della giustizia si alimenti e prosegua.

 

11 marzo 2014
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