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Il Processo Civile Telematico …. lato Cancelleria
Prassi e orientamenti
Il Processo Civile Telematico …. lato Cancelleria
di Susanna Martini
Funzionario Giudiziario del Tribunale di Firenze
Giudice, avvocato, cancelliere, un triangolo interattivo per far funzionare il PCT
Il Processo Civile Telematico …. lato Cancelleria

Il telematico forse andrebbe visto sotto tre profili e da tre punti di vista:

L’Avvocato, il Giudice, la Cancelleria.

In questo breve intervento si propongono alcune riflessioni e suggestioni sul come la cancelleria vede il telematico.

Il Tribunale di Firenze ha iniziato a sperimentarlo nel 2010.

Primo atto: ricorso per decreto ingiuntivo.

Fortuna: sei nella Cancelleria dei decreti ingiuntivi, che poi si è ampliata incorporando anche la pubblicazione delle sentenze ed il ruolo generale (consentendo di sperimentare ed ampliare il lavoro sul telematico).

Conosci formatori che ti fanno vedere la parte del/il lato Sicid (sistema contenzioso civile distrettuale – i registri di cancelleria per intendersi) che riguarda il telematico e come iniziare ad usarlo.

Ti comunicano gli avvocati che sperimenteranno la cosa.

Ti arriva il provvedimento del Presidente che indica i magistrati che si sono offerti di lavorare col telematico ed i criteri di assegnazione .

Ti prepari anche a livello normativo con l’aiuto dei formatori ed aspetti: la prima busta.

Emozionante…. Ti metti a pensare che dal proprio studio un legale ha compilato un atto, allegato documenti e con un click ha inviato, senza che sia venuto in cancelleria.

Fai i controlli che devi fare.

Accetti il deposito ed assegni al giudice, gli comunichi per mail che gli è stato assegnato un ricorso per decreto ingiuntivo telematico ed aspetti.

Primo decreto ingiuntivo del giudice…oddio. Guardi come è fatto, lo pubblichi ed invii la comunicazione all’avvocato.

Accetti il deposito e con una certa emozione guardi lo storico del Sicid e vedi gli atti.

Esaltante!

Affini la cosa, ci prendi mano, pensi ai miglioramenti per te cancelliere, per l’avvocato, per il giudice.

Un fascicolo di carta in meno. Tanti fascicoli di carta in meno.

Tempo recuperato. Nessun passaggio del fascicolo al giudice tramite i commessi impiegando tre – quattro giorni o più: il fascicolo è subito sulla scrivania del Giudice.

L’atto del Giudice è subito in cancelleria.

Aver iniziato a “sperimentare” o meglio ad utilizzare il telematico (ed in questo occorre un plauso ed un merito ai formatori, agli avvocati ed i giudici che si sono prestati alla sperimentazione e poi all’utilizzo di tale sistema) dalla fine del 2010 ha consentito a me ed all’altra mia collega che si è buttata con entusiasmo nella cosa, di sperimentare, tentare, provare a …. In una parola di acquisire un bagaglio di esperienza, cui si è tentato di dare anche la base teorica guardando le regole tecniche, cercando di aggiornarsi, chiedendo ai nostri giudici e soprattutto ai formatori (in alcuni casi sfinendoli con le domande – onore e merito di una formatrice in particolare che si è prestata a soddisfare le mie curiosità ed in molti casi a rispondere con pazienza alle mie domande stupide).

Lavoro delle cancellerie: occorre rivederlo, rimodularlo alle nuove esigenze del telematico.

Io cancelliere non posso essere solo il “custode” geloso dei registri di cancelleria.

Il lavoro delle cancellerie è cambiato e deve continuare a cambiare.

L’obbligatorietà del telematico che gli avvocati hanno faticato a digerire (lo stesso vale anche per alcuni giudici), ha cambiato i tipi di accesso ed il lavoro stesso della cancelleria, e devo aggiungere per fortuna….

Non si torna indietro.

Nonostante i blocchi, i malfunzionamenti e le carenze.

I registri elettronici devono essere gestiti sotto una diversa ottica, soprattutto in vista della dematerializzazione (sui decreti ingiuntivi è già avvenuta) del fascicolo.

Secondo atto: l’iscrizione a ruolo.

Il legale compila l’iscrizione a ruolo inserendo le parti l’oggetto il valore della causa.

L’accettazione della busta non può limitarsi ad un mero atto dovuto.

Si apre l’atto, si controlla la nota di iscrizione a ruolo, si verifica che tutte le parti siano inserite ed indicate correttamente; si verifica se l’oggetto della causa è quello giusto, perché questa attività costruendo il registro civile influisce sul fascicolo.

Una parte mancante si riflette sul fascicolo e sugli atti del giudice, compromettendone l’esatta compilazione; un oggetto sbagliato sottrae la causa al giudice naturale precostituito per legge in caso di ripartizione tra i giudici delle cause per materia.

Consolle “pesca” i dati dal registro Sicid. Se il registro è mal compilato fioccano le istanze di correzione con relativa perdita di tempo che poteva essere evitata ab origine.

L’errata indicazione dell’oggetto assegna il fascicolo alla sezione ed al giudice sbagliato, e di conseguenza si rischiano i rimpalli per verificare quale è l’effettivo giudice che deve trattare la causa.

Al momento dell’accettazione della busta, il controllo dell’atto e se occorre si prosegue con il “modifica fascicolo”, anche se sul momento sembra far perdere tempo alla cancelleria, comporta un risparmio in futuro.

Secondo il protocollo utilizzato presso il Tribunale di Firenze la cancelleria fa un primo filtro sugli atti che arrivano dagli avvocati, nonostante una circolare obblighi all’accettazione di tutto.

Sui ricorsi per decreto ingiuntivo si effettua un primo controllo sull’atto principale per verificare che rispetti le regole tecniche (pdf nativo ); sul mandato la nota di iscrizione a ruolo e soprattutto sul contributo unificato.

Se qualcosa non va bene la busta si rifiuta, il che va a garanzia del legale che non rischia di perdere il contributo unificato stesso.

Se trattasi di atto di citazione (Firenze ha il valore legale sugli atti introduttivi), o di memorie, il tutto viene, naturalmente, modulato dall’esigenza di non compromettere il diritto di difesa della parte.

Importante è stato anche il coordinamento coi magistrati.

La cancelleria, nel caso di dubbio su un atto contatta il magistrato di riferimento per avere delucidazioni in merito.

Il mio cattivo utilizzo, il mio errore nello scarico si riflette sul lavoro di altre persone in un settore delicato come quello della giustizia civile, perché occorre pensare che il giudice e l’avvocato devono lavorare su un computer, ovunque si trovino, senza necessariamente avere tra le mani un fascicolo di carta da consultare e dal quale, se il fascicolo telematico è completo, ricostruire l’intera causa.

La cancelleria contribuisce alla dematerializzazione del fascicolo ed alla creazione di un fascicolo telematico: un evento inserito correttamente, unitamente all’inserimento dell’atto porta ad avere meno accessi alla cancelleria e consente al giudice di lavorare bene, senza dover chiedere di vedere il fascicolo cartaceo.

Molti atti  che arrivano dagli avvocati sono inviati come atto in corso di causa.

Fondamentale è verificare lo storico del fascicolo per sapere che atto deve depositare il legale. Una memoria 183 non è un generico atto in corso di causa. Se voglio inserirlo correttamente nel fascicolo, cosicché il giudice sappia cosa deve leggere e, soprattutto, nella giusta sequenza, devo lavorare l’atto come memoria 183 e non come mero atto in corso di causa oppure, peggio, come atto non codificato o annotazione, sporcando il registro stesso ed il fascicolo.

L’atto si apre e si legge e si scarica sotto la giusta voce, pensando che così l’avvocato non perde il termine, il giudice vede correttamente l’atto ed il fascicolo si implementa correttamente.

La cancelleria fa questa verifica ed abbina l’atto al giusto evento.

Se vi è necessità di creare un sub procedimento, allora deve essere creato e l’atto assegnato al sub procedimento.

Se il legale omette il numero di registro generale oppure sbaglia lo stesso numero, si può intervenire assegnandolo al fascicolo corretto.

Se trattasi di un’istanza (e qui è fondamentale il coordinamento col proprio giudice, col quale stabilire un protocollo di massima su cosa è urgente o meno), la cancelleria deve essere in grado di decidere, ed è in grado di decidere,  se metterla in visione al giudice e, soprattutto, se porre su essa l’urgenza.

Importante è, altresì, distinguere ciò che rimane atto esaminato dalla cancelleria e ciò che deve essere esaminato dal giudice: una richiesta di visibilità del fascicolo, ad esempio, è un atto della cancelleria e non deve essere messo in visione al giudice.

La comunicazione di un atto di opposizione a decreto ingiuntivo è atto di competenza della cancelleria, rimane nello storico del fascicolo, ma non esser richiesta , su di esso, alcuna attività del magistrato.

Lo stesso per le richieste di apposizione di formula esecutiva ex art 648 cpc che competono al cancelliere, contrariamente alle richieste ex 647 cpc  sulle quali occorre un decreto del Giudice.

Un errore su uno scarico dovrebbe portare alla possibilità per il giudice (e secondo me un obbligo per una perfetta collaborazione magistrato – cancelleria) di contestarlo  per consentire la sua cancellazione dal registro e l’esatto inserimento dell’evento.

Il Sicid è un sistema rigido, con eventi prestabiliti, ma si può e si deve spaziare tra questi eventi.

Attenzione va posta anche nell’inserire la data di deposito.

Il Sicid per le memorie retroagisce alla data di arrivo nel telematico, ma comunque, per evitare che la parte subisca contestazioni ed anche dover fare attestazioni in merito, l’evento deve riportare la data di arrivo sul telematico.

Eccezione per l’iscrizione a ruolo, in quanto trattasi di registri progressivi che seguono una diversa disciplina, anche se su dati atto si risale alla data in cui  la busta risulta ricevuta.

Lo stesso si verifica dal lato magistrato.

Il magistrato lo stesso atto può nominarlo ordinanza, sentenza, istanza generica, verbale d’udienza, decreto.

Se un giudice mi fa una sentenza utilizzando il modello del verbale d’udienza per distrazione od altro non posso rifiutare l’atto, ma devo “lavorarlo” sotto sentenza, salvo poi far presente allo stesso magistrato che deve stare attento ai modelli che usa.

Vi è stato un caso in cui un nostro magistrato ha depositato la sentenza a verbale sotto la voce “decreto di accoglimento di istanza generica”.

Me ne sono accorta solo dopo che il fascicolo è arrivato alla cancelleria guardando lo storico del fascicolo e verificando ogni atto del magistrato emesso dalla data di udienza in poi (solitamente la pubblicazione la faccio senza fascicolo per evitare che tra il deposito della minuta e la pubblicazione decorra troppo tempo e soprattutto perché in alcuni casi il fascicolo mi arriva anche dopo dieci giorni che il giudice ha inviato la sentenza sul telematico).

L’atto è stato scaricato come sentenza a verbale.

Sta alla cancelleria scaricarlo nel giusto modo, ponendo attenzione alla data cui lo stesso atto è stato depositato in consolle, infatti, come per l’avvocato anche per il magistrato vi sono dei termini da rispettare ed è bene che dal lato cancelleria si ponga attenzione a tali date.

In particolare per le udienze: ad ogni udienza corrisponde il relativo scarico sul Sicid.

Un errore comporta la modifica del fascicolo su consolle, ed il giudice avrà difficoltà a preparare l’udienza.

Gli eventi di scarico non sono tantissimi, occorre un poco di elasticità e nel dubbio chiedere. La collaborazione è fondamentale.

Ma se l’ufficio del processo fosse anche questo?

Ufficio del processo: collaborazione giudice - cancelliere.

Il giudice ha consolle, il cancelliere ha Sicid.

Il giudice non conosce il Sicid, il cancelliere non conosce consolle.

Il giudice non ha accesso al Sicid, il cancelliere non ha accesso a consolle.

Il personale di cancelleria non verrà aumentato (siamo pur sempre pubblica amministrazione ed il trend è la diminuzione dei dipendenti pubblici, almeno in alcuni settori)

Come si collabora?

Implementando correttamente il registro Sicid e nel più breve tempo possibile.

Consolle è l’interfaccia di Sicid.

L’ufficio del processo non è l’affiancamento del giudice in udienza.

Il Giudice in udienza sa gestire l’udienza anche se in qualche caso la verbalizzazione può esser faticosa e richiedere un ausilio.

L’ufficio del processo ed il processo civile telematico si realizza (e parlo dal punto di vista della cancelleria) scaricando correttamente gli eventi, inserendo l’atto del giudice e dell’avvocato sotto la voce corretta del Sicid.

Il giudice emette i suoi provvedimenti.

L’avvocato invia le sue produzioni.

Il cancelliere costruisce il fascicolo tramite il Sicid ed abbina correttamente gli eventi al registro.

Se il Sicid data la sua parziale rigidità, non consente immediatamente di trovare l’evento giusto si lavora di fantasia (anche se è brutto dirlo), chiedendo e confrontandosi anche e soprattutto col magistrato.

Si cerca l’intesa, il protocollo di lavoro.

Un triangolo? Sostanzialmente si.

Sfiancante e divertentissimo.

Cosa manca?

Far conoscere consolle dell’avvocato e soprattutto consolle del giudice al cancelliere, per comprendere meglio la causa – effetto delle azioni della cancelleria.

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