Lavoro agile (o Smart working): l’esperienza del Tribunale di Livorno

In un articolo pubblicato il 12 marzo scorso[1], dopo aver premesso che “l’incalzare dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 impone il ricorso a forme mai sperimentate di lavoro agile (o smart working)” ho cercato di capire come si potesse conciliare il lavoro da casa (o delocalizzabile) con il fatto che i registri di cancelleria sono ormai, da anni, tutti esclusivamente informatizzati ma, al contempo, non accessibili dall’esterno.

Di fronte allo scoramento iniziale, mi sono cimentato nel tentativo di individuare quali servizi di cancelleria potessero essere svolti da casa, nonostante la già accennata “barriera” all’ingresso.

L’esigenza, intuibile ma che giova ribadire, era e rimane quella di garantire il bene supremo del diritto alla salute dei dipendenti. La diffusione epidemiologica da Covid-19, infatti, impone la necessità di realizzare al massimo livello possibile il distanziamento sociale, soprattutto attraverso la riduzione della mobilità.

Se questo è l’obiettivo primario, occorre comunque considerare che i servizi pubblici (e quindi anche quelli connessi all’attività giudiziaria) possono essere sì rallentati, ma non interamente bloccati.

Il decreto-legge n. 11 dell’8 marzo 2020, infatti, ha sì disposto il rinvio di tutte le udienze e la sospensione di tutti i termini processuali, ma ovviamente escludendo i procedimenti (civili e penali) “pendenti presso tutti gli uffici giudiziari”, ritenuti dal legislatore connaturatamente urgenti[2].

In questa situazione di obiettiva contrazione dell’attività giudiziaria e, conseguentemente, dei connessi servizi di cancelleria, era assurdo e inumano, in considerazione del conclamato pericolo per la salute, obbligare i dipendenti a recarsi in ufficio.

Per tali ragioni il Ministero della Giustizia, in coerenza con gli indirizzi del Presidente del Consiglio[3] e del Ministro della Funzione Pubblica[4], ha emanato una direttiva e una articolata circolare. In tali atti ha chiarissimamente e dettagliatamente illustrato tutti gli istituti che l’ordinamento mette a disposizione del Dirigente dell’ufficio e che potevano (e dovevano) essere utilizzati per consentire ai dipendenti di non recarsi, legittimamente, al lavoro[5] [6].

Orbene, all’indomani dell’emanazione dei citati provvedimenti di natura amministrativa, tutti coloro che hanno responsabilità di direzione di un ufficio giudiziario, con i conseguenti compiti e responsabilità di datore di lavoro, hanno dovuto chiedersi se la forma di prestazione di lavoro agile, su cui il Governo puntava decisamente per ridurre la mobilità individuale, fosse compatibile con le peculiarità dell’Amministrazione Giudiziaria.

In una prima fase è prevalsa l’opinione negativa, essenzialmente per la ragione (a cui ho già accennato) che tutti i sistemi di cancelleria sono “chiusi” al mondo esterno (nel senso che possono solo ricevere atti dall’esterno, ma non consentono di apportare modifiche ai dati già registrati sul Data Base.

Subito dopo però ha prevalso la consapevolezza che la situazione drammatica richiedeva un approccio pragmatico.

Per questa ragione, l’11 marzo ho invitato tutti i dipendenti dei 5 uffici di cui sono responsabile (Tribunale, 2 Uffici del Giudice di Pace e 2 Unep) a individuare le attività che secondo la loro esperienza potevano essere svolti a casa.

Dopo aver premesso che solo per tre sistemi informatici (Script@, Siamm e Sicoge) era prevista la possibilità di accedere da casa, ho cercato di indicare, in via meramente esemplificativa, alcune attività che potevano essere svolte da casa, anche se normalmente erano eseguite dall’interno dell’ufficio giudiziario[7].

L’invito rivolto ai dipendenti ha subito avuto amplissimo riscontro: il giorno dopo, infatti, ben 92 dipendenti su un totale di 103 hanno elaborato e presentato i progetti individuali di lavoro agile.

Con il presente scritto mi propongo di dare conto delle attività delocalizzabili individuate dai dipendenti, con l’avvertenza che l’unica finalità che mi propongo è quella di condividere un’esperienza che, in questa fase così concitata e incerta, può essere di qualche aiuto agli altri Capi degli uffici.

A tal fine, mi sembra utile, a fini di chiarezza, raggruppare le attività che possono essere svolte da casa a seconda delle qualifiche e dei compiti concretamente svolti.

a) settore contabile/amministrativo:

Le attività che sono state indicate come delocalizzabili, nei progetti individuali di lavoro agile, sono:

1. controllo e elencazione numerica dei provvedimenti depositati a seguito del piano di rientro dei ritardi del deposito dei Giudici di pace, disposto dal Presidente del tribunale;
2. attività di recupero dei crediti pecuniari su Siamm;
3. collazione dei fascicoli del personale con indicizzazione degli atti;
4. compilazione del mod. 1ASG (dati relativi alle spese pagate dall’Erario);
5. verifica ed accettazione delle fatture;
6. compilazione della chiusura del foglio notizie;
7. controllo delle partite di credito da inviare per conversione pena;
8. indicizzazione dei fascicoli relativi ai beni mobili inventariati;
9. esame degli atti che arrivano sul protocollo e inoltro ai destinatari;
10. riordino dei fascicoli contenuti nello schedario dell’ufficio e archiviazione di quelli superati;
11. inserimento atti nel Sigeg;
12. scarico beni durevoli e dichiarati fuori uso;
13. esecuzione dei provvedimenti del Presidente;
14. verifica e controllo atti inseriti dall’ufficio per emissione dell’ordinativo secondario;
15. firma digitale dei mod. 1ASG previa verifica;
16. pagamento emolumenti mensili ai Giudici onorari con emissioen del mod. 1ASG;
17. scarico dei servizi relativi agli automezzi, sul programma Siamm Automezzi;
18. predisposizione degli stampati su cui sono registrate le uscite di servizio da parte dell’autista, per la successiva firma da parte del Presidente;
19. creazione archivio informatico degli ordini e disposizioni di servizio, mediante la loro digitalizzazione;
20. creazione di un indice dei fascicoli personali dei dipendenti (in Excel);
21. creazione di un archivio informatico delle convenzioni con gli enti per lo svolgimento del lavoro di pubblica utilità, mediante la loro digitalizzazione;
22. scarico e gestione dei certificati di malattia (accedendo al sito Internet dell’Inps);
23. gestione degli elenchi delle detrazioni per le assenze per malattia (utilizzando il sito assenze.net).

b) settore civile (contenzioso e famiglia):

1. redazione dell’indice di tutti i fascicoli civili archiviati (attività notoriamente e diffusamente trascurata e costantemente oggetto di rilievi ispettivi);
2. controllo dell’avvenuto regolare pagamento del contributo unificato;
3. Individuazione dei fascicoli di parte contenuti nei procedimenti civili iscritti nel 2014; individuazione dei casi in cui i fascicoli possono essere distrutti (per essere decorso il termine di tre anni); e individuazione dei casi in cui vanno invece restituiti ai difensori; compimento delle attività materiali necessarie per la distruzione o per restituzione;
4. controllo, sia cartaceo che sul sito di Equitalia Giustizia, delle quote annullate (partite di credito) per discarico ed eliminazione delle scritture;
5. statistica trimestrale dei procedimenti civili;
6. compilazione delle statistiche di cui al Mod 3/SG (registro dei crediti pecuniaria da recuperare);
7. registrazione dati per il recupero del contributo unificato;
8. evasione delle richieste di esecutività e avviso agli avvocati per il loro ritiro;
9. controllo della tassazione degli atti;
10. dichiarazione di irrevocabilità delle sentenze e avviso agli avvocati per il loro ritiro;
11. irrevocabilità dei decreti di liquidazione;
12. irrevocabilità delle sentenze;
13. controllo e chiusura del foglio notizie;
14. predisposizione della formula esecutiva;
15. trascrizione delle sentenze.

c) settore civile (esecuzioni):

1. inserimento delle spese prenotate a debito;
2. compilazione del foglio notizie;
3. controllo dei fascicoli sospesi (per verificare se occorra trasmetterli al Giudice).

d) settore civile (fallimentare)

1. predisposizione dei modelli per la trasmissione degli atti (Siamm);
2. aggiornamento dell’elenco dei curatori;
3. aggiornamento dell’elenco delle procedure concorsuali;
4. revisione della modulistica.

e) settore penale dibattimentale:

1. controllo della emissione delle partite di credito dei procedimenti definiti ed annotazione sulle sentenze;
2. predisposizione dei verbali delle prossime udienze penali;
3. monitoraggio dei sub-procedimenti di patrocinio a spese dello Stato (ammissione, liquidazione, invio alla Agenzia delle Entrate delle istanze di ammissione, Trasposizione in un registro di comodo in formato excel del registro cartaceo dei procedimenti di ammissione al patrocinio a spese dello Stato, nei processi penali);
4. adempimenti post-dibattimento;
5. irrevocabilità delle sentenze penali;
6. predisposizione delle cartelline dei procedimenti di prima udienza;
7. esecutività dei decreti penali;
8. controllo dei registri penali;
9. iscrizione a Siamm del procedimento in cui una parte è stata ammessa al patrocinio a spese dello Stato;
10. preparazione dei fascicoli per la loro trasmissione al Giudice dell’impugnazione;
11. preparazione dei sottofascicoli per l’invio ai vari uffici (corpi di reato, recupero crediti, ecc...);
12. aggiornamento di registri (informatici) di comodo per procedimenti di messa alla prova. Lavoro di pubblica utilità e periti;
13. indicizzazione dei fascicoli;
14. intestazione dei verbali di udienza o di sentenze;
15. preparazione del modello Fug per Equitalia;
16. predisposizione delle attestazioni di irrevocabilità delle sentenze;
17. predisposizione del foglio notizie.

f) GIP/GUP:

1. adempimenti conseguenti ai decreti di archiviazione nei procedimenti relativi a noti e/o a ignoti;
2. predisposizione dei verbali dell’udienza preliminare;
3. predisposizione degli avvisi di udienza preliminare;
4. intestazione delle sentenze;
5. indicizzazione dei fascicoli;
6. predisposizione degli avvisi di liquidazione;
7. irrevocabilità delle sentenze;
8. predisposizione del foglio notizie (Siamm);
9. irrevocabilità delle sentenze penali;
10. preparazione dei fascicoli per la loro trasmissione al Giudice dell’impugnazione.

g) corpi di reato

1. trasmissione alla pg dei provvedimenti in ordine alla destinazione dei corpi di reato, per la loro esecuzione;
2. sollecito alla pg di trasmissione dei verbali di avvenuta distruzione o restituzione dei corpi di reato;
3. statistica relativa al 1^ trimestre 2020.

h) Attività degli Unep:

1. redazione degli avvisi di ricevimento per eseguire le notificazioni a mezzo posta, con eventuale predisposizione del mod. A-ATer;
2. redazione delle schede relative alle procedure di rilascio immobile e controllo preventivo del relativo fascicolo;
3. controllo delle notifiche civili e penali;
4. controllo delle richieste di pignoramento mobiliare presso terzi;
5. pagamento delle competenze stipendiali accessorie al personale Unep e gestione c/c Unep;
6. protocollazione atti;
7. preparazione e stesura delle relazioni di notifica;
8. monitoraggio degli atti e delle spese relative con successivo avviso via mail agli interessati;
9. collazione dei cedolini postali per deposito atti presso la casa comunale a seguito di spedizione Mod. C.

Conclusioni

Questa arida elencazione di attività delocalizzabili dimostra, a mio avviso, che anche l’organizzazione degli uffici giudiziari può fare perno sul lavoro agile.

Va tuttavia ribadito che l’enfatica affermazione secondo cui “anche per le pubbliche amministrazioni …. il ricorso al lavoro agile è la modalità ordinaria di svolgimento dell’attività lavorativa”[8] deve essere necessariamente ridimensionata per quanto riguarda i servizi di cancelleria.

Il lavoro da casa non può, allo stato, trovare ampia diffusione negli uffici giudiziari non per via delle specificità delle attività ausiliarie delle funzioni giudiziarie (che pure esistono), ma per ragioni che risalgono esclusivamente a scelte strategiche di sicurezza informatica.

In particolare e riassumendo:

1. l’attività di tipo contabile/amministrativo è pressochè interamente delocalizzabile, grazie alla “liberalizzazione” dell’accesso ai sistemi Script@, Siamm e Sicoge e all’obbligo della fatturazione elettronica;
2. l’attività di cancelleria relativa al settore civile potrebbe essere pressochè interamente svolta da casa, ma a ciò osta il fatto che al Sicid e al Siecic non è possibile accedere da casa;
3. infine, perché i servizi della cancelleria penale possano essere interamente svolti dalla residenza o domicilio del lavoratore occorrerebbe prima realizzare il processo penale telematico (con conseguente deposito di tutti gli atti in formato nativo digitale) e, inoltre, anche consentire al lavoratore di accedere da remoto ai sistemi informatici penali (Sicp, Tiap, Snt, ecc.).

Tuttavia, è indubbio che le attività su elencate (scaturite dall’esame dei 92 progetti di lavoro individuale agile presentati dai dipendenti di alcuni degli uffici giudiziari giudicanti di Livorno) sono delocalizzabili e fanno parte dei servizi di cancelleria.

In particolare, alcune di esse rappresentano frazioni dell’attività ordinaria.

Altre, invece, costituiscono attività di riorganizzazione o di miglioramento della quotidiana operatività (ad esempio: revisione della modulistica, digitalizzazione degli atti cartacei per creare un archivio, aggiornamento dei registri di comodo dei curatori, ecc.), parimenti utili ma la cui realizzazione è generalmente posticipata, per l’incalzare dei quotidiani adempimenti istituzionali e che ovviamente devono avere la priorità.

La situazione di emergenza che ci troviamo a vivere può almeno servire da stimolo per ripensare il modo di lavorare, vincendo la naturale resistenza al cambiamento, tipica dell’essere umano.

[1] reperibile al seguente link: http://questionegiustizia.it/articolo/lo-smart-working-ai-tempi-del-coronavirus_12-03-2020.php.

[2] segnatamente, i procedimenti civili e penali indicati all’art. 2, comma 2, lettera, lettera g) del dl n. 11 del 2020.

[3] Dpcm 8 marzo 2020, in Gazzetta Ufficiale n. 59 dell’8 marzo 2020.

[4] Direttiva n. 1/2020 e Direttiva n. 2/220 del 12 marzo 2020.

[5] Direttiva recante misure urgenti in materia di contenimento, del 4 marzo 2000, a firma dei Direttori generali del Personale, dell’Amministrazione penitenziaria, degli Archivi Notarili e della Giustizia minorile.

[6] Linee guida sulle misure di svolgimento dell’attività lavorativa.. al fine di attuare le Misure di contenimento del contagio, a firma del Capo del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria in data 10 marzo 2020 e cioè: a) lavoro agile; b) telelavoro; c) coworking; d) fruizione delle ferie maturate e non ancora godute; e) flessibilità oraria.

[7] Queste le attività da me indicate in via esemplificativa come “delocalizzabili”: a) apposizione di formule esecutive; b) trascrizione in Conservatoria; c) dichiarazioni di irrevocabilità; d) intestazione delle sentenze penali; e) avvisi di fissazione delle udienze; f) attività di recupero crediti; g) corpi di reato; h) consegnatario; i) notificazioni a mezzo posta.

[8] Direttiva n. 2/2020 del 12 marzo 2020 del Ministro della Funzione Pubblica.