Ufficio del processo: il lato ancora nascosto del Pct

Prendendo spunto da quanto da altri scritto[1] in ambito di processo telematico e di ufficio del processo, è forse possibile offrire un ulteriore contributo all’argomento, esponendo il punto di vista dello stagista.

Una premessa è, tuttavia, doverosa. La figura dello stagista in affiancamento al magistrato non è unitaria, ma ontologicamente poliedrica - non per sua scelta. Esistono, infatti, diverse figure di tirocinio presso gli uffici giudiziari.

Nasce come percorso formativo intra-curriculare in ambito universitario, della durata di pochi mesi - previo accordo tra università ed amministrazione giudiziaria -, con una spiccata vocazione a caratterizzarsi per una maggior prossimità con quello che è il lavoro di cancelleria, stante la non ancora compiuta formazione dello stagista.

A tale percorso formativo va aggiunto il tirocinio previsto all’interno delle Scuole di Specializzazione per le Professioni Legali, istituito sempre previo accordo e caratterizzato da contenuti formativi di maggior spessore - l’attività è effettivamente svolta in affiancamento al magistrato - ma anche da una breve durata - imposta dalla calendarizzazione delle attività della Scuola.

Entrambe le esperienze, nel loro vaglio critico, si prestano a punti di forza e di debolezza: indubbiamente la prossimità con le attività svolte all’interno di un tribunale può offrire allo studente/neo-laureato una concreta ispirazione rappresentando la proiezione reale di quello che fino a poco tempo prima era solo inchiostro su carta e rafforzando la determinazione per il perseguimento delle proprie aspirazioni professionali.

Altrettanto indubbiamente la breve durata di questi tirocini rappresenta un “costo” per gli uffici della giustizia. Il tempo non si rivela infatti sufficiente per formare uno stagista effettivamente utile, in quanto autonomo in una serie di compiti.

Ai tempi dell’“ante-obbligatorietà del telematico”, era facile vedere uno stagista impiegato in attività altamente standardizzate o di carattere puramente organizzativo (è il caso, tanto per limitarsi a pochi esempi, della creazione dei fascicoli sul registro SIECIC, dove non operava il comodo inserimento dati tramite lettura di barcode, come è anche il caso della predisposizione degli atti o della predisposizione dei verbali intestati per l’udienza).

Attività tutte che, se non affiancate da virtù maieutiche dei tutor di progetto, non permettevano allo studente - e non lo permettono tuttora nell’epoca del telematico - un apprendimento consapevole. Egli non era infatti messo nelle condizioni di comprendere a quale fase della vita di un fascicolo stava dando il proprio contributo, se non gli veniva offerta una visione di insieme di tutto l’iter procedimentale.

Alle predette forme di tirocinio si aggiungono quelli introdotti dall’art 37 D.L. 98/2011 e dall’art. 73 D.L. 69/2013 e relative leggi di conversione ed integrazione. Procedendo con ordine logico, occorre dire innanzitutto che si tratta, in questi due casi, di tirocini di lunga durata: 6 o 12 mesi il primo, tassativamente 18 il secondo. Svolti in affiancamento ad un magistrato e caratterizzati, sulla carta, da una espressa componente formativa di tipo non pratico.

Lo stagista è presente con continuità in ufficio, impara a conoscere il metodo organizzativo del proprio tutor, riesce a seguire un percorso di formazione attraverso una progressione qualitativa e quantitativa delle attività svolte, fino a conseguire una pressoché completa autonomia nell’ambito di alcune attività.

Impara a conoscere il ragionamento logico-giuridico con cui un magistrato studia un fascicolo, impara a leggere e selezionare gli atti rilevanti al fine della decisione, si forma nella quantità e varietà di udienze cui assiste e, soprattutto, apprende il metodo di redazione delle sentenze, cioè il rispetto dei criteri di chiarezza e sinteticità del linguaggio, del rispetto dell’ordine logico nell’esame delle domande, dell’obbligo di motivazione dei provvedimenti, del rispetto del principio di corrispondenza tra chiesto e pronunciato, del corretto richiamo dei precedenti giurisprudenziali e dell’autosufficienza del dispositivo del provvedimento.

In virtù di una certa predisposizione generazionale, il tirocinante ha comunemente una certa facilità nell’utilizzo dei software telematici e può contribuire a colmare quel digital divide tra le competenze tecnologiche delle varie figure che orbitano intorno al c.d. ufficio per il processo e le competenze minime richieste dagli attuali applicativi informatici (esemplificando e banalizzando, ho personalmente insegnato a GoT l’utilizzo globale di consolle Magistrato, nonché “suggerito” piccoli accorgimenti tecnici a magistrati e cancellieri perché semplificassero alcune delle proprie attività quotidiane nell’utilizzo non soltanto dei software ma anche dello stesso computer).

Infine, il tirocinante svolge un ruolo “ponte” tra magistrato e cancelleria. L’utilità di tale ruolo spicca in occasione del verificarsi di anomalie o urgenze. In particolar modo in quei momenti in cui il magistrato è impegnato nello svolgimento dell’udienza e la cancelleria nelle attività di sportello con l’utenza e/o di scarico telematico degli atti, con difficoltà per entrambi di interrompere le proprie attività senza causare ritardi ad altri operatori. La disponibilità di uno stagista, un ausiliario presente in quasi ogni attività di ufficio del magistrato, che inoltre abbia maturato una certa “esperienza” sul campo, semplifica la soluzione delle attività organizzative e gestionali. Si pensi anche solo a tutte quelle ipotesi in cui occorre sollecitare e seguire l’assistenza tecnica dell’economato o del CISIA per disfunzioni hardware o software.

Attualmente la mia collaborazione con la cancelleria si sta concentrando sulla redazione di un protocollo organizzativo tra l’ufficio del magistrato e la cancelleria per lo scarico degli eventi sul registro SICID. Spesso accade che il magistrato, nell’utilizzo di consolle, rilevi che la “prossima attività” prevista per un fascicolo discordi dallo lo stato nello storico della causa. Ciò è dovuto al fatto che il registro SICID presenta centinaia di eventi, alcuni dei quali equivochi tra di loro per denominazione (i soli eventi di rinvio sono più di 60). La corretta individuazione e scelta degli eventi garantisce l’allineamento tra SICID e consolle, al contrario la scelta di un evento non perfettamente appropriato produce degli errori a cascata nel sistema, precludendo all’operatore di cancelleria anche la scelta di eventi successivi per l’incompatibilità degli stessi con lo stato del fascicolo che si è andati a modificare. Un lavoro di questo tipo, realizzato con la collaborazione dei cancellieri, potrà rappresentare un primo passo per un futuro protocollo non limitato al singolo giudice e alla sua cancelleria, ma interessante , nel suo complesso, tutti gli operatori che con essa devono operare.

Parlando specificatamente del tirocinio c.d. “ex art 73”, cioè quello da me attualmente svolto e giunto oramai alle sue ultime battute, vorrei offrire un contributo al nutrito dibattito che sull’argomento già da anni si svolge tra i vari operatori del mondo giustizia, in qualità di diretta “attrice” dell’esperienza formativa in questione.

Uscendo da discorsi puramente teorici, ritengo preferibile offrire una visione più concreta e ravvicinata delle effettive attività svolte nell’ambito del mio tirocinio formativo presso il Tribunale di Firenze in ambito civile, materia responsabilità extracontrattuale e risarcimento del danno, in affiancamento al giudicedott. Luca Minniti.

Tali attività sono sostanzialmente raggruppabili in tre macro-aree, distinguendosi a seconda che si svolgano prima dell’udienza, durante l’udienza oppure con tempistiche slegate dall’udienza.

Innanzitutto prima dell’udienza civile è essenziale riordinare i fascicoli per orario indicato e controllare che siano tutti presenti. La cancelleria, nei Tribunali più grandi, materialmente ha difficoltà nel mantenere ordinato l’archivio oltre che per data d’udienza, anche per  orario, essendo oberata di scarichi telematici, depositati finanche la mattina stessa dell’udienza (la classica istanza di rinvio per improcrastinabile impegno dell’avvocato in altra udienza).

Per quei magistrati che nel calendarizzare il proprio ruolo hanno abbandonato l’espressione “9:00 e seguenti”, in favore dell’indicazione di un preciso orario per ciascuna udienza, gestire efficientemente anche soltanto la ricerca del fascicolo di successiva trattazione evita la perdita di minuti sicuramente preziosi per tutti.

Altra attività preliminare all’udienza e ancora più utile di quella appena riferita è la predisposizione della c.d. “scheda per il processo”. In buona sostanza la scheda del processo è un “canovaccio” del singolo fascicolo, più o meno articolato e dettagliato in funzione della specifica attività da svolgersi in udienza.

Capiterà così che, in occasione di udienze di prima comparizione la scheda si concentri nell’esposizione sintetica dei fatti, nell’indicazione del petitum e della causa petendi e nell’indicazione delle contestazioni ed eccezioni svolte dalla controparte già costituita; nell’udienza di ammissione dei mezzi istruttori la scheda potrà arricchirsi con una sintesi di quanto dalle parti dedotto nelle memorie istruttorie e una valutazione di ammissibilità e rilevanza delle prove richieste; in caso di CTU, richieste di integrazioni della consulenza o chiamata del CTU per un confronto con i CTP, la sintesi della relazione peritale - sintesi non in senso letterale, ma critico e giuridico - potrà integrare o costituire di per sé la scheda per il processo. Ed analoghe considerazioni valgono per le altre fasi processuali.

Il magistrato, da una lettura così sintetizzata, è messo più facilmente in condizione di capire se il singolo fascicolo richiede suoi approfondimenti ulteriori prima dell’udienza. Ciò può costituire un vantaggio non soltanto per il magistrato nella gestione del suo ruolo, ma anche per gli avvocati e le partistesse, perché si vedranno rispondere direttamente in udienza alle istanze avanzate, senza dover attendere il futuro scioglimento di una decisione riservata in udienza.

È opportuno precisarlo sin da ora, nessuna delle attività svolte dal tirocinante sostituirà il lavoro del giudice, ma sarà da questo attentamente valutata, convalidata, integrata o censurata. In particolare sarà comunque il magistrato ad indicare al tirocinante approfondimenti ed attività da svolgere. Nel confronto quasi quotidiano e nella prossimità operativa data dal lavorare nel medesimo ufficio, l’attività svolta dal tirocinante non è mai svolta in modo isolato, ma puntualmente indirizzata dal magistrato referente, a beneficio anche della formazione stessa del giovane.

Passando ad esaminare le attività da svolgersi direttamente in udienza, ritengo sostanzialmente che esse si esauriscano nell’attività di verbalizzazione a computer da parte dello stagista, sotto dettatura del giudice. Personalmente ho svolto questa attività in maniera limitata, stante il fatto che il mio tutor adempiva autonomamente a tale onere, permettendomi di concentrare il mio tempo su attività formative e di studio. Obiettivamente però tale attività, quando svolta, alleggerisce il carico di fatica del magistrato a beneficio di una sua maggior concentrazione e miglior direzione dell’udienza (è il caso delle udienze istruttorie con molti testimoni), e agevola la “telematizzazione” di quei magistrati o GoT che ancora non hanno familiarità con l’applicativo Consolle Magistrato.

Per quanto infine riguarda le attività che possono essere svolte “extra udienza”, il maggior rilievo lo acquisisce la redazione di bozze di sentenze (o comunque di provvedimenti definitori del procedimento). Tale attività, che può andare dalla redazione delle sole premesse in fatto, fino all’esame di tutte le questione di diritto, rappresenta qualitativamente l’attività più formativa e stimolante che il tirocinio offra.

Innanzitutto perché consente l’effettivo approfondimento delle questioni giuridiche, anche mediante ricerche giurisprudenziali e l’affiancamento dei manuali, in quanto viene svolta in tempi di ampio respiro (le schede vengono redatte in numero da 2 a 4 al giorno; le bozze di provvedimento in numero di 1 in una o due settimane). In secondo luogo perché permette allo stagista di familiarizzare con le modalità di redazione degli atti del giudice. Infine, perché il tirocinante è messo nella condizione di poter esaminare criticamente anche gli atti di ciascuna parte, alla luce di ciò che scrivono e replicano le controparti.

Le questioni esaminate sono molto variabili tra di loro, anche se nei Tribunali organizzati in sezioni specializzate la formazione dello stagista può risentire di una più limitata variabilità, se paragonata al percorso di colleghi presso Tribunali dove non vi è una organizzazione per specializzazione dei ruoli.

Si tratta di un percorso formativo che inizia necessariamente per tentativi. La redazione dei primi provvedimenti, anche i più semplici, fa sorgere mille dubbi e riporta sui codici e sui manuali. Si fanno molti errori banali prima di comprendere l’effettiva complessità dei vari istituti giuridici. Col tempo aumenta progressivamente la quantità di attività da fare, contemporaneamente si riduce il tempo a disposizione per farle. Il giudice, come gli avvocati, ha scadenze da rispettare ed il tirocinante deve acquisire familiarità anche con il lavoro scadenzato con termini brevi. Non occorre aspettare troppo tempo, però, affinché la formazione di base del tirocinante sia ben consolidata da poterne “testare” le capacità attraverso lo studio di cause un po’ più complesse. E questo rappresenta spesso il momento più “emozionante” di tutto il percorso di tirocinio, quando lo stagista ha l’occasione di veder premiato il proprio lavoro attraverso la pubblicazione di un provvedimento da lui redatto e quasi minimamente variato dal magistrato.

Tralascio, per ragioni di priorità espositiva, quegli ulteriori benefici che, a mio parere, qualsiasi attività formativa riesce a offrire in termini di responsabilizzazione personale, capacità di gestione del carico di lavoro e delle relative scadenze, correttezza e rispetto nel luogo di lavoro. Sicuramente anche il tirocinio ex art 73 permette il perseguimento di tali obiettivi, senza tuttavia che essi possano definirsi esclusivo appannaggio di tale esperienza, a differenza dei predetti benefici.

Concludendo in merito alle attività gestionali che meritano di essere segnalate, anche se specificamente in riferimento al ruolo di contenzioso civile, lo stagista può collaborare con il magistrato attraverso la predisposizione del calendario del processo, a beneficio dell’attività del magistrato e dell’utenza.

Inoltre l’applicativo consolle permette, infatti, di “prenotare” future udienze attraverso lo specifico strumento “calendario del processo”. Esaminandone in concreto l’utilità, il magistrato potrebbe servirsene in udienza indicando, oltre alla prossima udienza, anche le successive ed i relativi incombenti. Al momento dell’accettazione dell’atto da parte della cancelleria, tutte le udienze prenotate saranno visualizzate dal giudice sul proprio Ruolo di Udienza, a beneficio di una sua più ottimale organizzazione del ruolo e scansione dei tempi del proprio lavoro, in maniera trasparente per i cittadini-utenti dei servizi Giustizia.

In tale prospettiva il tirocinante, cui può essere demandata la redazione, ad esempio, dei decreti di differimento prima udienza ex art 168, co. V, c.p.c., innanzitutto può smistare le cause in ordine di priorità di trattazione e raggrupparle in caso di identità di una parte su più fascicoli (è il caso di enti pubblici attori o convenuti su più fascicoli). Inoltre può inserire in tale provvedimento la calendarizzazione dell’attività processuale, come indicatagli dal magistrato, alleggerendo il suo lavoro da un’attività sostanzialmente organizzativa e contemporaneamente aiutandone la calendarizzazione delle incombenze.

Il magistrato - e, per lui, il tirocinante - ha inoltre modo di estrapolare da consolle i dati relativi all’ “anzianità” del suo ruolo, semplicemente raggruppandoli per anno di iscrizione a ruolo, e di monitorare la velocità con cui riesce a smaltire le cause, in particolare il c.d. “arretrato”.

Tali dati possono essere messi a disposizione dell’utenza sotto forma di “prospetto informativo”, in tal modo valorizzando quelle componenti di organizzazione e monitoraggio del carico di lavoro, nel rispetto dei principi di ragionevole durata del processo e della trasparenza sull’organizzazione e sulle attività delle pubbliche amministrazioni.Se  aggiornati con cadenza trimestrale, potranno rivelarsi anche “autoesplicativi”, nei confronti dell’utenza, del progressivo smaltimento dell’arretrato, spesso non dipendente dalla propria organizzazione del ruolo ma ereditato da precedenti ruoli.

Nell’ufficio cui sono assegnata è stato prodotto un prospetto informativo aggiornato trimestralmente ( in questa rivista “La trasparenza del ruolo del giudice, nota di Luca Verzelloni, 14.2.2014 ) pubblicato regolarmente sul sito del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Firenze.

Esaminati tutti questi aspetti da me riscontrati nel corso del mio tirocinio, per completezza mi sembra opportuno far menzione anche di quei profili dell’attuale disciplina che potrebbero meritare l’attenzione dei vari operatori giuridici e politiciinteressati, al fine di migliorare le potenzialità di questo percorso formativo.

Innanzitutto ho riscontrato che l’attività del singolo stagista rischia facilmente di svolgersi in modo del tutto isolato rispetto a quella dei propri colleghi. Il confronto, continuo con il proprio magistrato affidatario, è per contro quasi del tutto assente con colleghi coetanei, magari anche prossimi per competenza di ruolo.

Rappresentando l’intera esperienza del tirocinio ex art 73 non soltanto uno strumento di assistenza per il lavoro del giudice, ma anche un percorso formativo per il neo laureato, una riflessione su come favorire l’incontro, il confronto e lo scambio di competenze - con la disponibilità attiva delle figure dei magistrati referenti per il tirocinio, laddove nominati- può rappresentare un importante punto di valorizzazione dell’esperienza.

Come in molti articoli è stato da vari autori[2]sottolineato, il legislatore ha speso ben poche parole nel disciplinare il tirocinio in questione. Le implicazioni di una tale politica legislativa sono facilmente percepibili da parte del tirocinante dopo pochi mesi di attività.

Ricade, infatti, direttamente sui dirigenti degli uffici giudiziari, il compito di disciplinare il contenuto di dettaglio delle attività formative - a partire dalla modalità di presentazione delle domande e relativa selezione dei candidati, fino alle modalità di rilascio del certificato di compiuto tirocinio. Di questo il tirocinante è ben consapevole, dovendo interloquire con la struttura degli uffici direttivi senza la garanzia del buon esito delle proprie richieste, vista la lacunosità a tratti della norma in questione.

Il CSM, in una delibera di aprile 2014 aveva segnalato l’opportunità, tra le varie cose, che gli uffici predisponessero un mansionario delle attività dello stagista, il quale individuasse accanto a compiti materiali di supporto, anche di attività qualificanti e particolarmente formative per il tirocinante, quali la ricerca giurisprudenziale, la redazione di bozze di provvedimenti, sino alla massimazione delle sentenze e costruzioni di archivi di giurisprudenza.

A fronte della genericità dei progetti formativi predisposti dai vari Uffici, redatti sulla scia del modello di progetto diffuso dallo stesso Ministero, una disciplina di maggior dettaglio rimessa a tali mansionari, eventualmente diversificata in funzione delle differenze di ufficio e relativa competenza, può agevolare sia il compito del magistrato referente che i compiti dello stagista. Il primo, se alle prime esperienze con giovani neo laureati, eviterà di domandarsi “adesso a questo ragazzo cosa faccio fare?”, il secondo sarà maggiormente consapevole del contenuto del proprio tirocinio, in modo da verificare esso stesso se le attività in concreto svolte siano difformi rispetto a tale mansionario, ovvero se si concentrino più su alcune attività a discapito di altre.

Tale considerazione non vuole essere pretestuosa, ma nasce dall’osservazione e riscontro che le esperienze di tirocinio si possono realizzare con modalità anche fortemente differenti tra loro, persino tra i soli colleghi dello stesso Tribunale di Firenze. La presenza in ufficio dello  stagista, la disponibilità oraria, la prevalenza dell’attività di assistenza rispetto a quella di formazione rappresentano infatti variabili rimesse, al momento, integralmente alla sensibilità e coscienza del magistrato affidatario, quando non dipendono dalle differenze procedimentali.

I criteri di valutazione finale del tirocinio compiuto, al momento, non sono particolarmente chiari. Per quanto nessun tirocinante si aspetti, all’esito di 18 mesi di stretto rapporto professionale, - svolti perlopiù con continuità e progressione qualitativa -, valutazioni divergenti dal trend con cui si è svolto lo stage, tuttavia la mancata predeterminazione di criteri di valutazionenon agevola l’uniformità organizzativa.

La predisposizione da parte degli uffici di un mansionario dell’attività, anche in questo caso, potrebbe soccorrere l’aspetto organizzativo, svolgendo un ruolo di “cartina al tornasole” del proficuo svolgimento dello stage e dell’effettivo perseguimento degli obiettivi prefissati.

Concludo sottolineando un ultimo aspetto relativo ad unprofilo del tirocinio che meriterebbe, a mio avviso, una maggior valorizzazione: la formazione. L’art. 73 prevede, infatti, al comma 5 che gli ammessi allo stagepartecipino direttamente sia ai corsi di formazione decentrata sia a quelli loro specificamente dedicati. Al comma 5 bis si introduce una formazione effettuata in collaborazione con ordini e scuole di specializzazione, nel caso in cui i tirocinanti siano praticanti avvocati o risultino iscritti a scuole di specializzazione.

In questo caso il ruolo del dirigente dell’ufficio è particolarmente prezioso. Coadiuvato dal, o dai, magistrati coordinatori, promuovendo, non soltanto l’attivazione di tali canali di accesso alla formazione, in collaborazione con gli enti interessati, ma anche una certa sensibilizzazione dei magistrati affidatari alla fondamentale componente formativa dello stage, realizza le condizioni per offrire ai giovani neo laureati un percorso formativo altamente qualificato e, per tale motivo, allettante.

Non potendo al momento valorizzarsi l’aspetto retributivo o la prospettiva di un futuro occupazionale nel ruolo svolto - non sono ancora attive né la copertura delle borse di studio previste, né l’individuazione legislativa di una nuova figura professionale di ausiliario stabile del giudice - la valorizzazione e qualificazione della componente formativa dà pregio alla scelta del legislatore di reinserire il tirocinio ex art 73 come abilitante per i concorsi in magistratura e ampiamente gratifica le aspettative riposte dai giovani nell’investimento di tempo personale in tale percorso formativo, ad oggi sicuramente ancora ai suoi “primi felici passi”.